За змістом документи поділяють на:
· організаційні (положення, інструкції, директиви, правила, ста-
тути тощо);
· розпорядчі (постанови, ухвали, рішення, розпорядження, нака-
зи, вказівки тощо);
· довідково-інформаційні (пояснювальні та доповідні записки,
службові листи, телеграми, телефонограми, оголошення, зап-
рошення, довідки, акти, плани роботи, звіти, доповіді тощо);
· документи колегіальних органів (протоколи);
· документи особового складу (автобіографії, резюме, характе-
ристики, особові листки, трудові книжки, особові картки, тру-
дові угоди, контракти);
· особисті офіційні документи (доручення, розписки, заяви, про-
позиції, скарги, заповіти).
За формою документи поділяються на:
· трафаретні (стандартні, регламентовані);
· індивідуальні (нестандартні, нерегламентовані).
Трафаретні документи відображають регулярну виробничо-уп-
равлінську ситуацію і складаються за однаковими зразками. Як пра-
вило, в них використовуються типові слова і вирази. При складанні
таких документів можуть використовуватися бланки — друковані
стандартні форми, що заповнюються конкретними даними. Трафа-
ретні документи мають найвищий рівень стандартизації.
Індивідуальні документи створюються для вирішення конкретної,
часто нестандартної, ситуації, вони передбачають більший вибір
слів і конструкцій, способу викладу, тобто характеризуються низь-
ким рівнем стандартизації.
Далі розглядатимуться документи, які передбачають словесну
творчість автора, мають низький рівень стандартизації.
ІІ. Вимоги до тексту документів
Будь-який службовий документ належить до офіційно-ділового
стилю. Це означає, що у ньому мають реалізовуватися такі загальні
особливості цього стилю, як стислість і нейтральність викладу. Важ-
ливими вимогами до тексту документів є також достовірність, повно-
та, точність, переконливість.
Стислість документа забезпечується відсутністю у ньому зайвої
інформації, зайвих слів тощо. Всі частини тексту мають стосуватися
суті справи, що викладається у ньому.
149